Se paga a trabalhadores ou gerentes pelos quilómetros feitos em viatura própria, ou se é empresário em nome individual e precisa de apresentar as suas deslocações ao contabilista, sabe como é: fazer o mapa de deslocações à mão dá muito trabalho e é fácil esquecer uma viagem. A boa notícia é que o mapa pode fazer-se quase sozinho: com a PrimeGestão, na app do telemóvel, marca o início e o fim da viagem e a plataforma trata do resto. Para as empresas, o mapa tem também peso fiscal: sem ele, o custo pode não ser dedutível em IRC, como confirmou a Autoridade Tributária (AT) numa informação vinculativa com despacho de 12 de janeiro de 2026 (processo 28764).

Quem é afetado e o que tem de fazer

Esta regra interessa às empresas que compensam trabalhadores ou gerentes pela utilização de viatura própria ao serviço da empresa e que não faturam essas deslocações aos clientes. O que a AT diz, em resumo:

• Nos termos do artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h), do Código do IRC, os encargos com ajudas de custo e com compensação por utilização de viatura própria não são dedutíveis quando a empresa não tem, para cada pagamento, um mapa que permita controlar as deslocações. A exceção é a parte que seja tributada em IRS na esfera do beneficiário.
• O mapa deve indicar os locais, o tempo despendido, a finalidade da deslocação e, nas deslocações em viatura própria, a identificação da viatura e do seu proprietário, bem como os quilómetros percorridos.
• Mesmo com mapa, o artigo 88.º, n.º 9, do Código do IRC prevê uma tributação autónoma de 5% sobre estes encargos quando não são faturados a clientes, com exceção da parte tributada em IRS no beneficiário.

E o IRS de quem recebe?

As ajudas de custo e as importâncias pagas pelo uso de viatura própria ao serviço da entidade patronal são rendimento da categoria A (artigo 2.º, n.º 3, alínea d), do Código do IRS). A parte que respeita os limites legais, que são os fixados para os funcionários públicos, não é tributada. Os valores para os quais não sejam prestadas contas até ao final do ano são tributados. Como os limites podem ser atualizados, confirme sempre o valor por quilómetro em vigor antes de processar os pagamentos.

Estas informações da AT dizem respeito a trabalhadores por conta de outrem. Se é trabalhador independente, confirme o seu caso com o seu contabilista.

Como automatizar o mapa de deslocações

O erro mais comum é deixar o mapa para o fim, reconstruindo-o de memória a partir de folhas soltas ou de uma folha de Excel que ninguém atualiza. O ideal é registar cada deslocação no momento em que acontece, e é aqui que a automatização faz a diferença.

Na app da PrimeGestão, quando vai começar a conduzir, toca em iniciar viagem; os quilómetros são contados por GPS e, quando chega, termina a viagem. A app faz o resto e guarda o registo com a data, o motivo, o motorista e a viatura. No site, também pode registar as viagens e consultar o mapa de km online grátis, que consolida tudo num mapa de quilometragem e gera um relatório para entregar ao contabilista.

O mapa serve para o seu contabilista justificar que a compensação por quilómetro respeita os limites legais (no IRS do trabalhador) e que o custo é dedutível (no IRC da empresa). Antes de o usar como justificação fiscal, confirme com o contabilista que reúne os elementos exigidos, incluindo os locais e o tempo despendido.

Se a sua empresa também precisa de enviar o SAF-T, o mesmo site, saft.primegestao.com, permite enviar e validar o ficheiro sem instalar Java. Veja também o nosso artigo sobre o prazo do SAF-T de faturação.

Perguntas frequentes

É obrigatório ter um mapa de deslocações?

Para a empresa deduzir em IRC estes encargos, quando não os fatura aos clientes, tem de ter um mapa que permita controlar as deslocações (artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h), do Código do IRC).

O que acontece se não prestar contas até ao fim do ano?

Segundo a AT, os montantes para os quais não sejam prestadas contas até ao final do ano são tributados em IRS como rendimento do trabalho.

Posso usar o Excel?

Pode, desde que o mapa tenha os elementos indicados pela AT e seja mantido atualizado. Uma ferramenta online ajuda a evitar folhas dispersas e erros de cálculo.

Crie o seu mapa de km grátis

Experimente a nossa solução grátis para o mapa de deslocações. Crie a sua conta grátis, registe os seus km e partilhe o relatório com o seu contabilista: criar conta grátis. Tem dúvidas? Fale connosco em primegestao.com.

Fontes

• Portal das Finanças: informação vinculativa, processo 28764 (art. 23.º-A e 88.º do Código do IRC)
• Portal das Finanças: ficha doutrinária, processo 2963/2018 (art. 2.º do Código do IRS)
• Ordem dos Contabilistas Certificados: ajudas de custo
• Ordem dos Contabilistas Certificados: deslocação em viatura própria e pagamento de quilómetros

Este artigo tem caráter informativo e não dispensa a consulta da legislação em vigor ou de um profissional.